KSeF w biurze rachunkowym
Skuteczne wdrożenie KSeF w biurze rachunkowym wbrew pozorom nie musi być skomplikowane. Aby wspierać klientów w tym zadaniu, warto zacząć od siebie. Jedynie dobrze przygotowane biuro rachunkowe będzie mogło odpowiednio kierować klientami i pomagać im przejść przez zmiany bez żadnych trudności. Co jest ważne, gdy chcemy wdrożyć Krajowy System e-Faktur? Przede wszystkim zadbajmy o przygotowanie własnego zespołu. Upewnijmy się, że zespół posiada aktualną wiedzę o KSeF, zainwestujmy w szkolenia, webinary i analizę dostępnych materiałów, tak aby mieć większą pewność w tym temacie i odpowiadać na pytania klientów rzetelnie oraz sprawnie. Nie warto odkładać działań na ostatnią chwilę - najlepiej wybrać jednego klienta i z nim przetestować cały proces wdrożenia KSeF. Sprawdźmy, czy miał trudności, jakie ma pytania i w jakim zakresie potrzebuje pomocy. Potem przygotujmy odpowiednie dokumenty, które ułatwią zrozumienie całego systemu pozostałym klientom. W efekcie usprawnimy komunikację, zminimalizujemy stres dotyczący wdrożenia KSeF i unikniemy nieporozumień!
O czym jeszcze pamiętać?
Sporym ułatwieniem jest z pewnością program dla biur rachunkowych od wFirma, gdzie znajdziemy liczne funkcjonalności, co dodatkowo pozwoli na łatwiejsze wdrożenie KSeF w biurze. O czym jeszcze pamiętać? Nie każdy przedsiębiorca na bieżąco śledzi zmiany w przepisach prawnych, dlatego biuro rachunkowe powinno udostępniać klientom rzetelne materiały informacyjne (infografiki, artykuły, nagrania z webinarów, filmy instruktażowe). Wszystko to pozwoli zrozumieć, jak działa Krajowy System e-Faktur i jakie działania trzeba podjąć. Najczęściej klienci nie wiedzą, jak ma wyglądać wystawiania faktur w nowym systemie od strony technicznej. Co zrobić w takiej sytuacji? Przygotujmy dla nich jasne instrukcje i prezentacje, które krok po kroku pokażą, jak to zrobić w najłatwiejszy sposób. Jeśli klienci aktualnie korzystają z różnych narzędzi do fakturowania, możemy zaproponować jedno wspólne rozwiązania, dzięki czemu będziemy mogli zapewnić im szkolenie i sprawne wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur.
Nowe zasady współpracy z klientami
Przy wdrażania KSeF w biurze rachunkowym spore znaczenie ma także ustalenie nowych zasad współpracy. Klienci mogą zakładać, że obsługa tego systemu pozostanie w całości po stronie biura rachunkowego. Już teraz warto ustalić jasne zasady współpracy i wskazać zakres obowiązków. Kto będzie pobierać faktury zakupowe - księgowa czy klient? Czy klient ma dokonywać wstępnej weryfikacji faktur, czy może księgowa będzie je analizować i odsyłać w razie konieczności wyjaśnień? Poza tym dowiedzmy się, czy klient oczekuje, że przed wystawieniem faktury sprzedażowej w Krajowym Systemie e-Faktur księgowa ma sprawdzić jej wersję roboczą. Wszystkie te tematy mogą wzbudzać wątpliwości i obawy, dlatego powinniśmy je omówić z klientem zawczasu, także w sytuacji, gdy zamierzamy zaoferować dodatkowe usługi dotyczące wdrożenia, szkoleń czy konfiguracji wraz z informacją o ewentualnych kosztach.
Faktem jest, że szerokie grono przedsiębiorców w Polsce korzysta z niezawodnych usług biur rachunkowych. Od przyszłego roku konieczne stanie się korzystanie z KSeF przy tworzeniu faktur, dlatego już teraz warto się zapoznać z tym rozwiązaniem. Właściciele biur rachunkowych muszą być przygotowani na zmiany w przepisach i wychodzić naprzeciw oczekiwaniom swoich klientów.
